От документооборота к WorkTech: рейтинг решений КЭДО по функционалу

Рынок кадрового электронного документооборота (КЭДО) продолжает расти двузначными темпами. По оценке Smart Ranking, выручка сегмента в 2024 году увеличилась на 31%. Аналитики CNews и IT-интеграторы прогнозируют, что объем сегмента кадрового ЭДО удвоится к концу 2025 году за счет волны новых внедрений и законодательных стимулов.

Внедрение КЭДО уже стало нормой для большинства крупных и средних компаний. По данным аналитического центра РОСЭУ, 69% крупнейших работодателей либо уже перешли на КЭДО, либо утвердили проект перехода, а эксперты «Тензора» прогнозируют, что к концу 2025 года до 80 % российских организаций со штатом свыше 50 сотрудников полностью оцифруют кадровые документы 

Одновременно рынок вступает в фазу зрелости: базовый функционал (подписание приказов, заявлений, договоров) есть почти у всех систем, поэтому заказчики предъявляют новые требования. Они ждут единую HR-платформу с полноценной интеграцией в ERP-контур, мобильными сценариями и аналитикой. В ответ на этот запрос вендоры развивают экосистемные модули, превращая КЭДО в «ядро» WorkTech-платформы и добавляя сервисы самообслуживания, чат-боты и BI-дашборды.

На фоне укрупнения рынка интересно отследить, в каком направлении развивается функционал КЭДО-сервисов и как меняются требования клиентов. Smart Ranking сравнил продукты игроков рынка и выявил, какие функции становятся стандартом, а какие — конкурентным преимуществом. Исследование Smart Ranking включает оценку решений по широте функционала, с разделением на сегменты — для крупного и для среднего бизнеса. Такой подход позволяет не только помочь компаниям с выбором подходящей системы, но и зафиксировать ключевые векторы эволюции КЭДО: от базового ЭДО — к комплексным платформам.

Как составлен рейтинг

Рейтинг основан на анализе функциональных возможностей КЭДО-решений, которые вендоры представили через детализированную анкету. Мы учитывали наличие ключевых функций по всему циклу работы с персоналом: от найма сотрудников и оформления документов при трудоустройстве до управления локальными нормативными актами и другими кадровыми процессами.

Каждый вендор получал баллы за реализованные возможности, после чего рассчитывался итоговый балл функциональности — суммарный показатель широты функционала решения. Для объективности сравнения все продукты разделены на две группы по целевой аудитории: ориентированные на крупный бизнес (корпоративный enterprise-сегмент) и на средний бизнес. Ниже приведены отдельные рейтинги для каждой группы с разбивкой по набранным баллам, а также рассмотрены отличия лидеров в каждом сегменте.

Рейтинг КЭДО-решений для крупного бизнеса

Saby Staff — лидер рейтинга с 58 баллами. Это HR-модуль кадрового ЭДО внутри экосистемы Saby (разработчик «Тензор»). Помимо него, в системе доступны Saby HRM (кадровый учет, расчет зарплаты, KPI, корпоративный портал), а также Saby CRM и финансово-учетные сервисы. Такой экосистемный подход обеспечивает сквозные процессы: например, при оформлении командировки сотрудник электронно создает служебное задание, подписывает его, и система сразу резервирует бюджет в финансовом модуле, формирует авансовый отчет и напоминает бухгалтерии о сроках подтверждения расходов.

КЭДО-сервисом уже пользуются 2 500+ компаний. Среди публично заявленных кейсов — ритейлер «Детский мир», страховой дом ВСК и Континентальная хоккейная лига (КХЛ). Публичный прайс начинается примерно с 6 000 руб. в год за SaaS-подписку для небольшого пула пользователей. 

ELMA365 КЭДО 3.0 — серебряный призер с 57 баллами функциональности. Платформа ELMA365 — это гибкий конструктор бизнес-приложений, который соединяет управление процессами, работу с клиентами, хранение документов и сервис-деск; кадровый ЭДО работает «в одном окне» с ними. Например, при онбординге новичок электронно подписывает трудовой договор, и система автоматически создает заявку в Service Desk на выдачу ноутбука и доступов, а данные одновременно фиксируются в CRM и договорном контуре.

Решением уже пользуются 4 000+ компаний по всему СНГ, в том числе лесопромышленный холдинг «Свеза», сервис шеринга самокатов Whoosh и аудиторско-консалтинговая группа «Технологии Доверия». 

Directum HR Pro — занял третью строчку рейтинга с 53 баллами. Экосистема Directum, помимо HR-модуля, включает ECM/BPM-платформу Directum RX, корпоративный service-desk Directum ESM, инструменты управления проектами Directum Projects, стратегическими целями Directum Targets и единый Directum Portal.

Решениями Directum уже пользуются более 3 000 компаний. Среди недавних масштабных кейсов — ритейлер «Лента», подключивший к HR Pro свыше 39 000 сотрудников (86% штата), а также ИТ-компания «МойОфис», развернувшая систему в распределенной сети из 20 городов. 

Тренды сегмента крупного бизнеса

КЭДО как часть единой HR-платформы

Ключевая тенденция крупного сегмента — развитие КЭДО-решений в сторону комплексных HR-платформ. КЭДО все реже воспринимается отдельно — вместо этого оно становится одним из модулей экосистемы для работы с сотрудниками. Крупные работодатели стремятся сократить «зоопарк» разрозненных систем и перейти к принципу одного окна. 

«На текущий момент рынок КЭДО действительно приближается к экосистемному подходу, на одной платформе объединяется весь набор рабочих процессов и инструментов», — подтвердили в VK HR Tek. 

Вендоры, ориентированные на крупный бизнес, активно поддерживают такую интеграцию — все решения этого сегмента из нашего рейтинга имеют готовые модули для обмена данными с популярными ERP (1С, SAP и др.) и API для встраивания функций КЭДО во внешние системы.

Удобство для сотрудников на первом месте

По мере укрупнения проектов КЭДО растет внимание к пользовательскому опыту рядовых сотрудников. Если ранее ключевым эффектом от КЭДО считалась экономия ресурсов (сокращение затрат на бумагу, ускорение процессов и т.д.), то теперь не менее важно обеспечить максимальную простоту и вовлеченность пользователей.

Соответственно, практически все лидеры рынка предлагают современные мобильные приложения и веб-интерфейсы: сотрудники получают возможность подписывать документы где угодно, через смартфон или компьютер. 

«Сейчас компании переводят всех сотрудников, вне зависимости от возраста или навыков, в цифровой формат, включая тех, у кого нет стационарного рабочего места. Это выдвигает новые “базовые” требования к продукту, например мобильное подписание», — прокомментировали тренд в Контур.КЭДО. 

По данным опроса, все решения для крупного бизнеса имеют собственное мобильное приложение для сотрудников, тогда как еще 3–4 года назад мобильность была преимуществом лишь отдельных продуктов. 

Кроме того, внедряются новые механики для повышения вовлеченности — от автоматических напоминаний о необходимости подписи до интеграции КЭДО с мессенджерами (такую опцию уже поддерживают две трети решений enterprise-сегмента). В итоге повышается не только скорость подписания документов, но и лояльность персонала к новым цифровым инструментам.

Комплексные решения вытесняют узкоспециализированные

Смещение требований клиентов вынуждает сам рынок меняться. Вендоры, ранее предлагавшие узкоспециализированные продукты (например, сугубо облачный сервис только для удаленного подписания документов), сейчас расширяют позиции или объединяются с большими игроками. 

В Directum отмечают, что у standalone-решений появляются существенные ограничения: такие системы позволяют закрыть базовую потребность в электронной подписи, но не дают увязать кадровые процессы с другими бизнес-процессами компании и обеспечить тот самый интерфейс «одного окна». Именно такие запросы теперь приходят от рынка, поэтому даже традиционные поставщики СЭД начинают развивать кадровые модули, а HR-tech-платформы добавляют в свой стек функциональность ЭДО. 

Можно ожидать, что в ближайшие год-два произойдет определенная консолидация: на enterprise-рынке останутся несколько решений с наиболее широкой функциональностью, а менее адаптивные игроки либо уйдут в свои узкие ниши, либо покинут рынок. При этом сами заказчики из числа крупных организаций продолжают наращивать масштабы цифровизации: после волны пандемийных проектов акцент сместился к полной автоматизации кадрового делопроизводства и включению электронных документов во все этапы жизненного цикла сотрудника (от найма до увольнения). КЭДО-модули все глубже интегрируются с ERP-системами: так, крупные компании нередко развивают решения кадрового ЭДО как часть более общей системы электронного документооборота предприятия.

Рейтинг КЭДО-решений для среднего бизнеса

EasyDocs — победитель рейтинга среднего бизнеса с 57 баллами. Решение не ограничивается базовым КЭДО: оно дополняется рядом функциональных разделов, включая раздел по работе с кандидатами и приемом на работу, управление ЛНА, раздел “Моя команда” для руководителей, модуль работы с шаблонами и маршрутами с гибкой системой настройки прав по группе компаний, оформление командировок, включая оформление отчетов по командировкам и авансовых отчетов, работа с исполнителями и самозанятыми, корпоративные новости и информационные рассылки по аудиториям в корпоративные мессенджеры.

У сервиса 500+ компаний-клиентов, 50 000+ активных пользователей и свыше 1 млн подписанных документов. Среди последних кейсов — девелопер «Страна Девелопмент», Образовательный центр «Сириус», сбытовое подразделение ГАЗа и Русская Медиа Группа.  Стоимость подключения составляет от 300 руб. за сотрудника в год. 

HRlink — второе место сегмента среднего бизнеса (56 баллов). Помимо КЭДО, в решении есть платные модули для онбординга (Start Link) и командировок. Система быстро интегрируется с 1С и обменивается данными с ATS и джоб-бордами: например, кандидат из Start Link автоматически появляется в 1С и получает доступ к документам в HRlink Pro.

К платформе подключены 5 000+ компаний, среди них HeadHunter, Softline, Selectel, Самокат, Puma, Heineken. Вендор держит прозрачную тарификацию: специальная акция дает доступ с 500 руб./сотрудника в год (до 2 000 человек), тогда как базовая «коробка» на сайте реселлера начинается от 100 000 руб./год.

Контур.КЭДО — бронзовый призер сегмента среднего бизнеса, набравший 49 баллов. Модуль КЭДО встроен в крупную экосистему СКБ Контур — это сервисы Диадок (B2B-ЭДО), налоговый портал Контур.Экстерн, HR-учет Контур.Персонал, аналитика Контур.Фокус и другие. 

Сервисом уже пользуются 4 000+ компаний; публичные кейсы включают АО «Новгородэнерго» (800 + сотрудников, 97% переведено в цифровой формат) и НИУ ВШЭ, где на КЭДО выведены 10 000 подрядчиков по ГПХ. Порог входа сравнительно невысок: лицензия стоит от 500 рублей за сотрудника в год, а готовый коннектор-интеграция для 1С или SAP обойдется в ≈ 13 700 рублей (единоразово). 

Тренды сегмента среднего бизнеса

Законодательство ускоряет цифровизацию

Для сегмента среднего бизнеса главным драйвером последних двух лет стала регуляторика. Изменения в Трудовом кодексе РФ, легализовавшие полностью электронные кадровые документы, устранили многие юридические барьеры для внедрения КЭДО. 

Порог входа также снизился благодаря появлению типовых методов интеграции с госструктурами (например, использование сервиса «Госключ» для квалифицированной подписи, интеграции с ЕСИА и т.д.). В результате интерес со стороны небольших и средних компаний резко вырос — многие из них либо уже реализовали пилот по переходу на электронные документы, либо планируют запустить КЭДО в ближайшее время. 

По оценкам участников рынка, общая динамика тоже впечатляет: эксперты считают, что российский рынок КЭДО удвоится. Рост интереса во многом объясняется именно законодательными требованиями и стремлением бизнеса соответствовать новым нормам. 

Кроме того, экономический эффект стал очевиден и для среднего сегмента: если крупные корпорации давно посчитали миллионы рублей годовой экономии на бумаге и трудозатратах, то теперь и небольшие организации увидели реальную выгоду от цифровизации кадрового документооборота.

Ставка на быстрое и понятное внедрение

Для среднего бизнеса решающими факторами при выборе КЭДО являются скорость и простота внедрения. У компаний этого сегмента, как правило, нет возможности развернуть длительный кастомизированный проект — им требуется готовое решение, которое можно запустить за считанные недели и без привлечения большого штата ИТ-специалистов. Поэтому практически все предложения на рынке для данного сегмента доступны в формате SaaS (облачная подписка) с минимальной настройкой.

Важна и понятность системы для конечных пользователей: если интерфейс сложный, а процесс подписания запутан, сотрудники могут сопротивляться переходу на электронные документы. По словам представителей компании «МояКоманда», клиенты сегодня прежде всего ценят именно быстроту, понятность и безопасность решения. Этот запрос отражается и в дополнительных сервисах: многие провайдеры КЭДО для среднего бизнеса предлагают расширенную поддержку, обучение и справочные материалы, ориентированные на рядовых сотрудников, чтобы облегчить им адаптацию к новой системе.

«Системы КЭДО становятся все более удобными для кадровиков и рядовых сотрудников. Простота освоения и настройки под организационную структуру и процессы компании — в фокусе вендоров», — считают в Nopaper. 

Можно сказать, что на данном этапе рынок стремится сделать КЭДО максимально массовым продуктом — с упором на UX и минимизацию изменений в привычных процессах компании при переходе на «цифру».

Функционал выходит за рамки кадрового документооборота

По мере роста зрелости потребителей среднего сегмента расширяются и ожидания к возможностям КЭДО-решений. Еще 1–2 года назад для многих достаточно было перевести в электронный вид базовые кадровые документы (приказы, соглашения, заявления), но теперь клиенты хотят автоматизировать смежные процессы и получить универсальный HR-инструмент. 

«От средних и крупных компаний все чаще приходят запросы о доработках, удобных на всем жизненном цикле сотрудника — от проверок и найма до увольнения», — говорят в EasyDocs.

Похожий тренд и у других игроков: например, в Контур.КЭДО отметили, что современные решения кадрового ЭДО эволюционируют либо в сторону составной части большого HRM-пакета, либо в сторону упрощенной системы электронного документооборота для всей компании. Если первые позволяют встроить работу с кадрами в общий цифровой контур предприятия, то вторые фактически выступают в роли «легких СЭД» для небольших организаций, покрывая их потребности в документообороте помимо HR. 

В итоге границы между классическими СЭД и КЭДО постепенно размываются. Средние компании получают возможность закрыть широкий спектр задач (от управления персоналом до юридически значимого обмена документами) силами одного относительно недорогого сервиса — а поставщики КЭДО расширяют аудиторию и конкурентное поле за пределы узкой HR-ниши.

«Мы наблюдаем выраженный тренд трансформации решений КЭДО в сторону WorkTech — комплексных digital-платформ, охватывающих не только кадровый документооборот, но и более широкий спектр задач», — рассказали в HRlink. 

Выводы и тенденции по сегментам КЭДО

Результаты исследования показывают, что рынок решений для кадрового электронного документооборота выходит на новый уровень зрелости. Крупный бизнес требовательно относится к функционалу и интеграциям: побеждают комплексные платформы, способные вписаться в единый цифровой ландшафт компании и обеспечить удобство для тысяч сотрудников.

Средний бизнес, преодолев юридические барьеры, массово переходит на КЭДО, отдавая предпочтение облачным сервисам «под ключ». Конкуренция в сегменте усиливается — наряду с профильными игроками (разработчиками КЭДО) активно участвуют крупные экосистемы и бывшие вендоры СЭД, расширяющие продукты кадровыми модулями. 

В ближайшие годы можно ожидать дальнейшего сближения возможностей различных классов систем: функциональность КЭДО будет расти, охватывая все больше HR-процессов, а сами решения станут еще более ориентированы на конечного пользователя. Для клиентов это означает больший выбор надежных и удобных инструментов, позволяющих полностью отказаться от бумажных кадровых документов и перейти к современной модели работы с персоналом. 

Следующий виток эволюции уже начался: КЭДО становится ядром сквозных WorkTech-платформ, где подписанные документы связываются с процессами подбора, обучения и вовлеченности сотрудников. По мере того как вендоры наращивают такие «надстройки», граница между узким кадровым ЭДО и полноформатным HR-tech стирается, а сами решения превращаются в единую точку входа в цифровую среду работы.

Примечание о критериях оценки. В основу рейтинга легла проверка наличия у решения более чем 40 функциональных возможностей, охватывающих ключевые HR-процессы. Ниже перечислены основные блоки критериев:

• Подбор и оформление персонала: создание анкеты кандидата, проверка данных соискателя, согласование найма, сбор документов при трудоустройстве, ознакомление новичков с приказами и ЛНА.
• Работа с локальными нормативными актами: массовое и индивидуальное ознакомление сотрудников с ЛНА (по компании, подразделению, графику работы), контроль прочтения документов.
• Управление отпускными процессами: планирование и согласование ежегодных отпусков, рассылка запросов для составления графика отпусков, утверждение графика руководителями, уведомления о наступлении отпусков, переносы и внеплановые отпуска, ведение календаря отсутствий, информирование сотрудников о доступных днях отдыха.
• Оформление командировок: создание и согласование заявок (служебных записок) на командировку, автоматическое формирование приказа на командировку, оформление и согласование отчетов о командировках (с приложением чеков и расчетом расходов), формирование авансового отчета.
• Настройка процессов и документов: конструктор маршрутов согласования кадровых документов (гибкая настройка цепочек визирования, автоматическое назначение ответственных с учетом должности/подразделения и замена при отсутствии сотрудника), поддержка нескольких организационных структур (административной, проектной и др.). Поддержка создания пользовательских шаблонов кадровых документов с автозаполнением и передача данных документов в кадровую систему.
• Поддержка электронных подписей: работа со всеми видами ЭП – простой электронной подписью (ПЭП), неквалифицированной (НЭП) и квалифицированной подписью (КЭП).
• Мобильный доступ: наличие мобильного приложения и/или адаптивного веб-интерфейса для сотрудников и руководителей.
• Дополнительные возможности: проверка данных сотрудников и контрагентов по внешним источникам (базы ФНС, судебные реестры и др.); сценарии, когда один документ подписывается или утверждается сразу несколькими сотрудниками; пакетное подписание нескольких документов одним действием; поддержка работы с разными категориями персонала (штатные сотрудники, подрядчики по договорам ГПХ, самозанятые, ИП и т.д.).
• Интеграции: готовые API/коннекторы для обмена данными с внешними HR-системами (например, 1С:ЗУП, SAP HR); возможность работы с КЭДО через мессенджеры (интеграция в виде HR-чат-бота).
• Служба поддержки: наличие обучения и справочных материалов для всех пользователей системы; наличие расширенной поддержки для HR-специалистов и администраторов (например, персональный менеджер, консультации по настройке системы).
• Соответствие требованиям: наличие заключений об эффективности мер защиты персональных данных в соответствии с федеральный законом №152-ФЗ (О защите персональных данных)
• Модель лицензирования: доступные тарифы и стоимость подключения/использования (в том числе наличие pay-as-you-go моделей, фиксированных цен за пользователя и др.).

Некоторые решения предоставляют и дополнительные функции сверх перечисленных критериев (например, встроенные HR-аналитические модули, управление талантами и прочие WorkTech-компоненты). Однако при расчете итоговых баллов учитывался единый набор показателей, чтобы сравнение продуктов оставалось корректным и прозрачным.